3 أشياء تحتاجها شركتك للنجاح في فريق العمل المختلط
إليك كيفية التأكد من أن كل فرد في فريقك المختلط يمكنه العمل بشكل مريح ، والشعور بأنه مسموع ، والمساهمة على قدم المساواة.
في مكتب أم عن بعد أم فريق مختلط؟ سيطر النقاش حول أيهما أفضل للشركات بعد COVID على العناوين الرئيسية ومجالس الإدارة خلال العام الماضي.
ركزت غالبية النقاشات حول هذا الموضوع على الثقافة والتوازن بين العمل والحياة والميزانيات. كل هذه اعتبارات مهمة ، ولكن ربما يكون السؤال الأكثر أهمية هو ببساطة: كيف يمكننا أن نجعل هذا العمل وظيفيًا؟
بالنسبة لأولئك الذين يعودون بشكل كامل إلى المكتب ، فإن الإجابة هي على الأرجح عودة إلى الطريقة القديمة في القيام بالأشياء. بالنسبة لأولئك الذين قرروا الانتقال عن بعد تمامًا ، من المرجح أن تتضمن الإجابة تمامًا وتحسين الأنظمة التي استخدموها للبقاء على قيد الحياة خلال الـ 16 شهرًا الماضية.
لكن عمل الفريق المختلط هو مفهوم جديد تمامًا لمعظم الشركات. يتطلب نهجًا فريدًا يتضمن المزيد من التعلم والمزيد من التخطيط والمزيد من التغيير والتبديل على طول الطريق. ولكن إذا نجح ، فإن الفريق الهجين هو النموذج الأكثر احتمالية للنجاح. إنه يفتح مجموعة واسعة من المواهب ، ويلبي تفضيلات الجميع ، ويبني أساسًا للتسوية في نسيج مؤسستك.
3 أشياء تحتاجها شركتك للنجاح في فريق العمل المختلط
فيما يلي ثلاثة أشياء يحتاجها عملك للنجاح في العمل المختلط
3 أشياء تحتاجها شركتك للنجاح في العمل الهجين
- عقلية بعيدة المنال.
- التزام بالعمل غير المتزامن.
- حل إدارة سير العمل.
التفكير الأولي عن بعد
العمل المختلط يشبه إلى حد كبير أن تكون صديقًا لشخص نباتي – تحتاج دائمًا إلى وضعها في الاعتبار عند وضع خطط العشاء.
يجب أن تكون استباقيًا في ضمان وصول الموظفين عن بُعد إلى نفس الفرص والمعلومات الموجودة في المكتب. خلاف ذلك ، ستنهار عملياتك وأنظمتك.
ابدأ باحتضان الأدوات المطلوبة للعمل الناجح عن بُعد. وتشمل هذه:
أدوات الاتصال (مثل Slack أو Microsoft Teams) التي تتيح للموظفين عن بُعد إجراء محادثات سريعة أو الحصول على ملاحظات سريعة دون تحديد اجتماع.
أدوات الاجتماعات الافتراضية (مثل Zoom أو Google Hangouts) التي تتيح إجراء مناقشات جماعية واتصالًا قيمًا وجهاً لوجه بين الموظفين.
أدوات التعاون (مثل Miro أو Google Docs) التي تمكن الجميع من العمل جنبًا إلى جنب مع زملائهم ، وتقديم التعليقات ومصدرها ، والمساهمة في التفكير والإبداع بنفس الدرجة.
تعمل أدوات إدارة العمل (مثل Monday.com أو Asana) على تمكين جميع الموظفين من إنشاء المهام ووصف الطلبات وتجسيد الأفكار وتحديد المواعيد النهائية بطريقة شفافة يمكن الوصول إليها عن بُعد.
بعد ذلك ، خطط لكل اجتماع مع الموظفين عن بُعد وضع في الاعتبار:
- أضف رابط مكالمة فيديو إلى كل دعوة. تأكد من أن غرف الاجتماعات مجهزة تجهيزًا جيدًا للحصول على صوت وفيديو رائع.
- قم بإنشاء مستند مشترك عبر الإنترنت مقابل طباعة المستندات.
- التخطيط للسبورة الافتراضية مقابل استخدام السبورة الفعلية.
- إذا كنت ستحضر اجتماع غداء ، فلا تطلب فقط تقديم الطعام. امنح الناس في المنزل ائتمانات توصيل الطعام.
وأخيرًا ، أنشئ نقاط اتصال افتراضية مع الإدارة والموجهين:
إنشاء ساعات عمل أسبوعية مفتوحة لفرق الإدارة يمكن لأي شخص الانضمام إليها. يتم تحديد العديد من الفرص والعوائق من خلال مناقشات بسيطة وعارضة قد تحدث أثناء تناول الغداء في المكتب ولكنها تحتاج إلى التخطيط لها بعيدًا.
حدد جدولًا متكررًا مع جميع أعضاء الفريق بحيث يتم تخصيص مدير وجهًا لوجه لمناقشة عملهم ومهنهم وحياتهم الشخصية.
استضف جلسات غداء وتعلم افتراضية ، وسجل جلسات التدريب ، وشجع الناس على تسجيل العمليات وأفضل الممارسات.
إن تبني روح العمل عن بعد أولاً يعني أنه يمكن للجميع العمل بشكل مريح ، والشعور بالاستماع ، والمساهمة على قدم المساواة – سواء كانوا في مكتبهم أو في مكتبك.
إلتزام بالعمل المتأخر
كثيرًا ما تحاول الشركات “إعادة إنشاء” بيئة المكتب للموظفين عن بُعد. عادة لا يعمل هذا النهج ويضحي بأفضل أجزاء العمل عن بُعد: القدرة على العمل دون انقطاع وتعيين جدول عمل أكثر مرونة.
بدلاً من محاولة إنشاء بيئة العمل نفسها لمن هم في المنزل ، احتضن العمل غير المتزامن.
العمل غير المتزامن يعني العمل بشكل مستقل وفي وقتك الخاص. لا يأتي هذا على حساب التعاون أو العمل متعدد الوظائف. إنه يعني ببساطة أن دور الفرد في مهمة ما لا يعتمد على وجود أو مشاركة أي شخص آخر.
عندما يعمل الناس عن بعد ، تقوم التكنولوجيا بتصفية جميع تفاعلاتهم. إنهم تحت رحمة اتصالات الإنترنت وأذونات المستندات ودعوات مكالمات الفيديو. يحررهم العمل غير المتزامن من هذه القيود ، مما يسمح لهم بتنفيذ أعمالهم عندما يكون ذلك أكثر ملاءمة لبيئتهم البعيدة الجديدة. هذا يعمل مع الأشخاص في المكتب أيضًا. يمكنهم العمل بالسرعة التي تناسبهم وقضاء وقت أقل في فرض الضرائب على اجتماعات الفيديو.
كيف يمكن للأعمال المختلطة أن تحتضن العمل غير المتزامن؟ هناك نوعان من المبادئ الأساسية التي يجب عليك تبنيها:
العمل الحر المفتوح. العمل غير المتزامن والشفافية يسيران جنبًا إلى جنب. يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا قادرين على الوصول إلى المعلومات وتنفيذ مهامهم في أي وقت وفي أي مكان يختارونه. وهذا يعني أن المعلومات المهمة والملفات والملاحظات والموجزات وأي شيء آخر قد يؤثر على عملهم يحتاج إلى أن يكون متاحًا للجميع ويمكن الوصول إليه. قم بتخزين المستندات على محرك الشركة بإذن مفتوح. تبادل الأفكار على القنوات العامة. بشكل أساسي ، ألق نظرة فاحصة على يومك وفكر في كل ما تفعله ولا يستطيع شخص ما في المنزل رؤيته ، ثم ابحث عن طرق لجعلها مرئية.
انتظام الفريق. عندما تحصل على واجب ، فإنك تكمله. لكن ما هي النتيجة المرجوة؟ ما هو الهدف المشترك الذي يعمل الفريق على تحقيقه؟ يتخذ الموظفون المنسقون قرارات مستقلة بشكل أفضل وأسرع لأنهم يعرفون الغرض من كل مهمة يعمل تنظيم الفريق أيضًا على بناء روابط الفريق وتجعل التعاون أسهل نظرًا لأن كل شخص لديه نفس الهدف النهائي في الاعتبار. قم بإشراك فريقك في إنشاء أهدافك لبناء دعم. بعد ذلك ، خذ وقتًا يوميًا أو أسبوعيًا لمواءمة فريقك حول أهدافك الجماعية ودور الجميع في تحقيقها. يمكن أن يحدث هذا في اجتماعات الفريق ، أو على Slack ، أو من خلال التأكيد على “السبب” في المهام والموجزات.
حل لإدارة سير العمل
لكي تنجح كمؤسسة مختلطة ، يجب أن تكون استباقيًا في تكييف تدفقات عملك مع واقعك الجديد. الخطوة الأولى؟ فهم تدفقات العمل الأساسية لنشاطك التجاري:
- كيف ينتقل كل مشروع من الفكرة إلى الاكتمال؟
- من يشارك وفي أي خطوة؟
- أين ومتى يعملون؟
- ماهي الأدوات التي يستعملونها؟
من المفترض أن يساعدك هذا على تخطيط سير العمل الخاص بك للواقع الهجين أثناء تحديد الحواجز ونقاط الاختناق.
غالبًا ما تأتي هذه الحواجز في شكل صوامع أدوات. يتم حجز المعلومات في تطبيق شخص واحد ، أو يكافح أعضاء الفريق لتحديد موقع المعلومات الأساسية ومشاركتها. هذا هو المكان الذي يكون فيه حل إدارة سير العمل مفيدًا.
من الناحية المثالية ، تريد شيئًا يسمح لك بتخصيص كيفية تدفق المعلومات بالضبط بين الأدوات الموجودة لديك، دون الحاجة إلى كتابة التعليمات البرمجية أو اللجوء إلى تكنولوجيا المعلومات لكل مشروع جديد. إذا كان تركيزك على التشغيل الآلي البسيط ، فيمكن أن تكون هذه حلولًا أحادية الاتجاه (تلك التي ترسل المعلومات من أداة إلى أخرى) ، مثل Zapier أو IFTTT. أو ، إذا كان تركيزك على التعاون ، فقد يكون حل سير العمل ثنائي الاتجاه (الذي يسمح بتدفق المعلومات بين الأدوات) ، مثل شركة Unito ، هو الحل.
بمجرد إنشاء مهام سير العمل الخاصة بك ، قم بمشاركتها على نطاق واسع. تعمل تدفقات العمل المحددة بوضوح على زيادة الشفافية وبناء انتظام الفريق وتمكين النهج الأول عن بُعد. إنهم يربطون كل شيء معًا ، مما يوفر مسارًا واضحًا للنجاح لجميع الموظفين.
هجينة سعيدة
العمل الهجين هو منطقة مجهولة لمعظم الشركات. مثل أي مستكشف ، تحتاج إلى التأكد من أنك وفريقك مجهزين جيدًا لمواجهة أي تحديات تواجهك.
من خلال الالتزام بالعقلية البعيدة أولاً ، والنهج غير المتزامن ، وحل إدارة سير العمل ، فأنت تقوم بإعداد فريقك المختلط لتحقيق النجاح المشترك في عالم جديد من العمل..
