الاجتماعات الافتراضية لن تذهب بعيدًا ، لذا إليك كيفية تحسينها

الاجتماعات الافتراضية

اجتماعات افتراضية محرجة: لقد مررنا بها جميعًا. ربما تكون قد شاهدت الفيديو لمصدر بي بي سي الذي تعرض لظهور طفليه على الهواء مباشرة. وربما تكون قد أحدثت ضوضاء محرجة عن طريق الخطأ بينما كنت تعتقد أن الميكروفون صامت. أو ربما كنت ضحية لفشل تقني ، مثل المحامي المرتبك الذي تم تشغيل مرشح القطط أثناء جلسة استماع افتراضية مع قاض ولم يتمكن من معرفة كيفية إيقاف تشغيله.

ليس هناك من ينكر أنه كان مضحكًا ، ولكن هذه الحلقة تعمل أيضًا بمثابة تذكير بأنه على الرغم من أن الاجتماعات عن بُعد أصبحت جزءًا روتينيًا من عالمنا ، إلا أنه لا تزال هناك العديد من المشكلات المتعلقة بهذا النوع من الاتصال. وبغض النظر عن عوامل تصفية القطط ، فمن السهل جدًا أن تكون تلك الاجتماعات متكررة وغير فعالة وفي بعض الأحيان تخرج عن المسار تمامًا.

في حين أن الأنظمة الأساسية مثل Zoom يمكن أن تساعد في جمع فرق العمل معًا تقريبًا ، إلا أنها ليست في أي مكان قريب من فعالية الاجتماعات وجهًا لوجه. تسمح طبيعة التجمع عن بُعد لأعضاء الفريق بمواصلة العمل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو التحقق من هواتفهم أو الاستسلام لمشتتات أخرى عندما يُفترض أنهم يستمعون إلى أعمال الشركة المهمة.

أثبت الباحثون في جامعة ستانفورد أن “إجهاد الزووم” أمر حقيقي. هناك قلق ناتج عن مواطن الخلل في الشاشة وتوقفها ، إلى جانب الصمت الصوتي العرضي الذي يتركك تتساءل ، “هل كان ذلك مقصودًا ، أم هل توقفت مرة أخرى؟” إنه أمر مرهق حتى عندما نحدق في وجوهنا على الشاشة. هذا منطقي: نحن لا نركز على تسريحة شعرنا في الاجتماعات وجهًا لوجه ؛ نحن فقط نفترض أننا نبدو جيدًا.

كما قامت الدكتورة ليبي ساندر ، الأستاذة المساعدة في السلوك التنظيمي بجامعة بوند في أستراليا ، بدراسة إجهاد زووم. تكتب أن أحد الأسباب التي تجعل الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر إرهاقًا من الاجتماعات التي تُعقد وجهًا لوجه هو أن الناس يشعرون أنه يجب عليهم بذل المزيد من الجهد للظهور بمظهر المشاركة. وتقول: “في غياب العديد من الإشارات غير اللفظية ، فإن التركيز الشديد على الكلمات والتواصل البصري المستمر مرهق.”

الرؤية هي قضية أخرى. في اجتماع مع عشرين شخصًا أو أكثر ، لا أجد صعوبة في رؤية الجميع عندما نكون جميعًا في نفس الغرفة ، ومن السهل التعرف على السلوك غير المتوقع. ليس هذا هو الحال في الاجتماعات الافتراضية. مع وجود العديد من الإطارات الصغيرة ، لا يمكن “الرؤية” بنفس التفاصيل.

على الرغم من أنني غير مقتنع بأن العالم الافتراضي هو بديل مقبول على المدى الطويل للقاءات وجهًا لوجه ، فإن هذا هو واقعنا الحالي. لذا ، دعنا نلقي نظرة على الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحقيق أقصى استفادة من هذه الاجتماعات عن بُعد:

لنجاح الاجتماعات الافتراضية

استعن بميسر للأعمال

يجب أن يكون شخص ما مسؤولاً عن كل اجتماع ، إذا لم يكن لسبب آخر سوى إبقاء الجميع في مهمة والتأكد من تغطية كل ما يحتاج إلى تغطيته. لا أحد يخدمه اجتماعات ذات فوضى، حيث يتحدث الجميع مع الجميع ، أو يخرج بعض الناس من المنطقة أو لا يتم التطرق إلى أجزاء مهمة من المعلومات.
اجعل الجميع مشاركين. يجب على الميسر إشراك الجميع في المحادثة. حتى أثناء الاجتماعات الشخصية ، من المعتاد أن يقوم شخصان أو ثلاثة من ذوي الإرادة القوية وذوي الرأي بالكلام بينما يتراجع الآخرون. يمكن أن يتضخم هذا الموقف في اجتماع افتراضي حيث يكون من المحرج أكثر أن ينتقل أحد الأنواع الصامتة إلى المحادثة. غالبًا ما تخبرك لغة الجسد وتعبيرات الوجه إذا كان لدى شخص ما رأي مختلف ولكنه متردد في مشاركته. من السهل التعرف على ذلك شخصيًا ، لذلك سيحتاج المنسق إلى مراقبة تلك الشاشات ودعوة الأشخاص للمشاركة في المحادثة. لست بحاجة إلى التركيز على أي خلاف تشعر أنك تكتشفه ؛ فقط اسألهم عما إذا كانت لديهم أفكار يرغبون في مشاركتها.

التزم بجدول الأعمال

من المهم أن يكون لديك جدول أعمال لاجتماع افتراضي وعدم الخروج عنه. يحتاج الناس إلى معرفة أن الاجتماع سيبدأ في الوقت المحدد ، وكيف سيتم تنظيم الاجتماع وماذا سيتم الحديث عنه في أي ترتيب. سيساعد هذا في منع شخص ما من اختطاف الاجتماع أو الخروج في ظل معين يجب معالجته في وقت آخر. يحتاج الميسرون إلى إسكات اجتماعات الخاطفين ووضع جدول لأي قضية تحيد الحركة إلى الأمام.

احترم وقت الناس

إن الالتزام بجدول أعمال صارم يحترم أيضًا وقت أعضاء فريقك. إنهم يعلمون أنك إذا قلت أنك بحاجة إليهم في اجتماع لمدة ساعة ، فلن يجدوا أنفسهم مرهقين بعد ساعتين قلقين بشأن المواعيد النهائية التي فاتتهم. سيقدر أعضاء الفريق أيضًا جداول الأعمال التي تنتهي بحل المشكلة ، لأنهم إذا لم يطرحوا مشكلة أو لم يكونوا جزءًا من الحل ، فسيكون لديهم الإذن بمغادرة الاجتماع والعودة إلى المهام العديدة التي يعملون عليها. على سبيل المثال لا يوجد سبب يدعو إلى الاجتماع الافتراضي من أجل مشاركة عرضي تقديمي PowerPoint على الشاشة المشتركة.
بالنسبة لي ، هناك شيء رئيسي آخر مفقود من اجتماعات العمل عن بُعد وهو فرصة التعرف على بعضنا البعض بشكل أفضل من خلال التفاعل الشخصي. نحن نبني علاقة الفريق من خلال تلك المحادثات المصادفة في غرفة الاستراحة ، حيث لا توجد أجندة عمل فعلية.
لسوء الحظ ، يواجه العالم الافتراضي وقتًا عصيبًا في تكرار لحظات بناء الفريق غير المنظمة والمهمة – ولكن مع هذه النصائح ، نأمل أن نتمكن من التخلص من بعض حالات عدم الكفاءة والإحراج بشكل نهائي.